Prawo Parkinsona. Praca wypełni czas, który na nią przeznaczamy.

W eseju zamieszczonym w The Economist w 1955 roku Cyril Nothcote Parkinson napisał:

„praca rozszerza się tak, by wypełnić czas, który mamy na jej ukończenie.”

Parkinson wspomina anegdotycznie o niemającej żadnych obowiązków starszej pani, która cały dzień spędza na napisaniu i wysłaniu pocztówki do swojej siostrzenicy w Bognor Regis. Każdy krok przybliżający ją do osiągnięcia celu to pożeracz czasu: godzina na znalezienie odpowiedniej pocztówki, kolejna na odszukanie okularów, pół godziny na poszukiwanie adresu, dwadzieścia minut na podjęcie decyzji, czy idąc do znajdującej się po drugiej stronie ulicy skrzynki pocztowej należy wziąć parasol. Coś, co zajętemu człowiekowi zajęłoby razem trzy minuty, w tym przypadku oznacza zanurzenie się w dniu pełnym wahania, wątpliwości, niepokoju i trudu.

Celem eseju Parkinsona nie było oczywiście wyśmiewanie zwyczajów starszych pań. Wspomniany przykład był tylko wstępem do pisania o rozrastającej się w brytyjskich służbach cywilnych biurokracji. Wskazał on przykład admiralicji jej królewskiej mości. W okresie od 1914 do 1928 roku liczba okrętów marynarki wojennej zmalała o 2/3, personelu pokładowego o 1/3, a w tym samym czasie liczba pracowników administracji rosła średnio o niemal 6% rocznie. Mniej było ludzi pracujących na statkach, mniej pracy do wykonania, za to więcej pracowników biurowych. Podobnie wyglądała historia biur kolonii brytyjskich. Według danych cytowanych przez Parkinsona biura kolonii zatrudniały w 1935 roku 372 osoby, podczas gdy w 1954 roku ponad cztery razy więcej 1661. Liczba pracowników rosła choć zasięg kolonii brytyjskich istotnie malał.

Biorąc pod uwagę, że czas przeznaczany na pracę jest tak bardzo elastyczny, Parkinson stwierdza, że nie ma za bardzo związku pomiędzy pracą, która ma zostać wykonana, a liczbą osób do niej przypisanych. W efekcie biurokracja rośnie a jej produktywność i jakość wykonywanej pracy pogarszają się. Tęśmiałą hipotezę poddano badaniu w odniesieniu do państw, firm czy pojedynczych osób. Na początek przyjrzyjmy się państwom. Sprawowanie w nich władzy to według Roberta Louisa Stevensona, jedyny zawód, do którego wykonywania, żadne przygotowanie nie jest konieczne. Właśnie rządy stały się przedmiotem badań Piotra Klimka i jego współpracowników. Naukowcy zauważyli, że im więcej osób na najwyższych szczeblach władzy wykonawczej, tym większe prawdopodobieństwo, że kraj będzie mniej stabilny politycznie i będzie wolniej się rozwijał. To nie oznacza od razu, że należy usunąć członka rządu by wzrost gospodarczy ruszył z kopyta – relacja między jakością rządów a liczbą osób w najwyższych władzach nie ma charakteru przyczynowo skutkowego, a jedynie współwystępuje. Niemniej gabinety, w których zasiada 20 i więcej członków, rzadziej zdobywają się na osiągnięcie konsensusu niż mniej liczne rządy, co oddziałuje na jakość rządzenia.

To co dotyczy rządów ma też zastosowanie w biznesie i na poziomie indywidualnym. Jeżeli dany projekt jest zaplanowany na 12 miesięcy to tyle czasu zajmie nam jego wykonanie. Jeżeli coś ma być zrobione w miesiąc, będzie zrobione w miesiąc. Planujemy nasze działania biorąc pod uwagę to ile mamy czasu. Co roku przerabiam to ze studentami piszącymi prace dyplomowe. Rozprawa, na której napisanie przeznaczone są 3 semestry, zwykle powstaje w ciągu 3 ostatnich miesięcy. W literaturze określa się to czasami syndromem studenta – planowe odkładanie w czasie wykonania zadania na ostatni moment przed deadlinem.

A zatem, gdy mamy do wykonania zadanie, zamiast pytać „ile czasu potrzebuję na jego wykonanie?” pytamy: „ile mam czasu by je wykonać?”. W efekcie niepotrzebnie tracimy czas pracując nieefektywnie.  W jednym z eksperymentów jego uczestnicy mieli wyznaczoną ilość czasu na wykonanie zadania polegającego na ocenie czterech zestawów zdjęć. Zanim zaczęli oceniać zdjęcia z trzeciego zestawu, poinformowano ich, że trzy wystarczą i by zdjęć z czwartego zestawu nie oceniali. Okazało się, że zamiast skończyć pracę wcześniej, badani wykonywali ją dokładnie tak długo jak było pierwotnie zaplanowane. Usunięcie ostatniego z zadań nie tylko nie skróciło czasu, ale też nie wpłynęło na jakość wykonywania pozostałych.

Rozwinięciem prawa Parkinsona są obserwacje wskazujące, że nie tylko czas, ale też inne zasoby niezbędne do wykonania zadania, są wykorzystywane w całości, nawet wtedy, gdy nie jest to konieczne. Prowadzi nas to do bardzo praktycznych wniosków; skrócenie czasu pracy wcale nie musi oznaczać, że nie zostanie ona ukończona. Prowadzone przez 6 miesięcy brytyjskie badania wykazały, że skrócenie czasu pracy zwiększyło zadowolenie i zmniejszyło zmęczenie pracowników, jednocześnie nie zmniejszając ich produktywności i poziomu przychodów firm. Bardzo niewiele osób pracuje tyle ile ma zapisane w umowie; mniej oficjalnych godzin pracy pomaga skupić się na tym, co stanowi jej sedno. Pracownicy nie tracą czasu na to, co po prostu nie ma znaczenia, surfowanie po necie, przerwy, plotkowanie, załatwianie własnych spraw i w końcu najgorsze: ciągnące się godzinami narady.

Na prawo Parkinsona możemy też popatrzeć z innej perspektywy:

- wykonywanie czegoś na ostatnią chwilę zwiększa produktywność;

- bez względu na to ile masz miejsca w domu, rzeczy, które posiadasz, rozrosną się tak, by wypełnić dostępną przestrzeń.

Gdy czasu jest tyle ile potrzeba go na wykonanie zadania nie marnujemy go na rozdmuchiwanie mało istotnych kwestii – co jest namiętnością wielu, gdy terminy są odległe.

Terminy sprawiają też, że przestajemy poprawiać i poprawiać. Tak, wszystko, zawsze można zrobić lepiej, ale dobrze jest umieć nauczyć się mówić sobie: koniec.

Piszę to w poniedziałek. Jak wielu z Was nie budzę się pełen entuzjazmu do pracy, którą mam się zająć, przez co coś, co zwykle zabiera mi godzinę, wydłuża się do trzech. Gdy jednak wisi nade mną deadline potrafię się zmobilizować, rozpoczynam dzień od tego co ważne i trudne, i zwiększam szanse na zrobienie tego, co zamierzone na czas. Jedna z wariancji na temat prawa Parkinsona brzmi: „jeżeli ze zrobieniem czegoś poczekasz do ostatniej chwili, to zrobienie tego zajmie ci chwilę”. Nie jest to najbardziej efektywna forma zarządzania czasem, ale może okazać się przydatną techniką. Ustalając deadline tam, gdzie go nie było, zwiększamy naszą motywację do działania.

Następny deadline w piątek, czy teraz już mogę skrolować mapę Nepalu?