Wszyscy będziemy szefami

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość; wkrótce będziesz szefem. I to jakim. Twoi podwładni będą 24 na 7 wykonywać twoje polecenia, nie pójdą na zwolnienie, nie przyjdą do pracy na kacu i nie będą musieli odbierać dziecka z przedszkola. Tak przynajmniej wynika z 2025 Work Trend Index Annual Report od Microsoftu. W raporcie opisano nowy typ przedsiębiorstw, które nazwano firmami granicznymi (Frontier Firms). To firmy, w których sztuczna inteligencja działa na żądanie, a zespoły ludzi współpracują z „agentami” AI, by maksymalnie zwiększyć skuteczność. Każdy pracownik przyjmuje tam rolę „agenta bossa” – a zatem, docelowo chodzi o to, żeby pracować mądrzej, a nie więcej.

Wiadomość o pozornym awansie brzmi dobrze szczególnie wobec zalewu doniesień, że AI zabierze nam pracę. Bo choćby w OECD Employment Outlook można było przeczytać, że biorąc pod uwagę wszystkie technologie automatyzacji, w tym sztuczną inteligencję, 27% miejsc pracy znajduje się w zawodach wysokiego ryzyka. W podobnym tonie pisze się o tym w raporcie Międzynarodowego Funduszu Walutowego: w zaawansowanych gospodarkach AI może dotknąć nawet 60% miejsc pracy. Część z nich zyska na integracji sztucznej inteligencji i wyższej produktywności, ale w innych AI może przejąć kluczowe zadania, co grozi mniejszym popytem na pracę, niższymi płacami, a w skrajnych przypadkach – całkowitym zniknięciem niektórych stanowisk.

Przyznajcie: w tym kontekście wizja bycia bossem   podnosi na duchu. Nawet jeżeli nasi podwładni to tylko agenci AI . Zdaniem autorów raportu pojawienie się nowej klasy szefów odbędzie się w trzech fazach: po pierwsze, każdy pracownik będzie miał asystenta AI; następnie agenci AI dołączą do zespołów jako "cyfrowi współpracownicy" wykonujący określone zadania; a na koniec ludzie wyznaczą wskazówki dla tych agentów a oni rozpoczną wykonywać procesy biznesowe,  które ich szefowie "sprawdzą w razie potrzeby".

Aby w pełni wykorzystać potencjał AI, trzeba  jednak zmierzyć się z przeszkodą, która wciąż spowalnia większość organizacji: niekończącym się dniem pracy. A jest z czym się zmagać. Dane, które pojawiły się w raporcie mocno mnie poruszyły.

Poranny chaos: dzień zaczyna się zanim wstaniemy z łóżka

Raport pokazuje, że wielu pracowników zaczyna dzień od sprawdzania maili jeszcze w łóżku. Do godziny 6 rano 40% użytkowników Microsoft 365 przegląda skrzynki, próbując ogarnąć priorytety dnia. Przeciętny pracownik otrzymuje 117 maili dziennie, większość z nich skanuje w mniej niż minutę.  (Szybko liczę: to i tak jakieś 60-80 minut dziennie na czytanie maili! + czas na odzyskanie koncentracji). Mając to na uwadze, wcale nie zdziwiły mnie wyniki badań mówiące o tym, że niemal 4 na 5 osób doświadczyło strachu otwierając swoją służbową skrzynkę a blisko 60% odczuwa te emocje regularnie. Dla samych firm to też nie jest dobre: każda niepotrzebna wiadomość e-mail kosztuje firmę około dolara utraconej produktywności.

Co ciekawe, liczba maili grupowych rośnie, podczas gdy rozmów jeden na jeden ubywa – komunikacja staje się coraz bardziej powierzchowna.

Do pracy wkracza też Microsoft Teams: średnio 153 wiadomości dziennie, a przerwy między nimi wynoszą raptem dwie minuty. Chaos cyfrowy jest odczuwalny, choć nie widać go w kalendarzu. Niemal połowa pracowników i ponad połowa liderów mówi, że ich praca jest chaotyczna i fragmentaryczna. U menedżerów ma to dodatkowy efekt: zamiast inspirować i motywować zespół, uciekają w drobne zadania tak, by czuć się produktywnymi.

No i to poczucie straty czasu. Znalazłem badania, z których wynika, że wielu z nas dostrzega prostą rzecz: często więcej czasu zajmuje nam załatwienie sprawy za pośrednictwem komunikacji cyfrowej niż w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą.

Środek dnia: iluzja skupienia

Po poranku przychodzą najbardziej produktywne godziny dnia. I co się wtedy dzieje?  Połowa zebrań, spotkań, nasiadówek odbywa się między 9:00 a 11:00 oraz 13:00 a 15:00. Najlepszy czas na pracę wypełniany jest gadaniem. Najczęściej we wtorki najrzadziej w piątki. Co więcej, 57% spotkańodbywa się ad hoc, bez zaproszenia w kalendarzu, a co dziesiąte dodawane jest w ostatniej chwili. To nie sprzyja głębokiej pracy ani skupieniu.

Wieczory i weekendy: granice się zacierają

No i w końcu wieczór. Długo oczekiwane wytchnienie? Niekoniecznie. Pandemia wprowadziła potrójny szczyt aktywności w ciągu dnia – dziś to norma. Liczba spotkań, które odbywają się po godzinie 20:00 wzrosła o 16%, a wielu pracowników wysyła lub odbiera ponad 50 wiadomości poza godzinami pracy. W weekendy prawie co piąty pracownik jeszcze przed południem sprawdza skrzynkę mailową. Granice między pracą a życiem prywatnym praktycznie znikają – dla wielu dzień pracy nie ma wyraźnego początku ani końca.

AI i myślenie jak Firma Graniczna

W tym kontekście, jak piszą autorzy raportu, samo skorzystanie z AI nie wystarczy. Potrzebne jest myślenie w kategoriach Firmy Granicznej. Musimy zakwestionować to jak wykorzystujemy czas, skupić się na tym, co naprawdę wpływa na wyniki i w końcu zastanowić się, jak dobrze wykorzystywać technologię.

Zdaniem autorów są trzy rzeczy, które należy wziąć pod uwagę:

Po pierwsze: zasada 80/20, c zyli skup się na 20% pracy, która daje 80% efektów. AI może przejąć rutynowe zadania – raporty, spotkania statusowe, administrowanie danymi – pozostawiając ludziom czas na głęboką pracę i szybkie decyzje.

Po drugie:  schemat pracy (Work Chart) - Najciekawsza rzecz, która wpadła mi w oko w raporcie. Wyobraź sobie firmę jak plan filmowy: zamiast stałych działów, tworzymy zespoły dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, wokół konkretnego celu, a po jego osiągnięciu zespół się rozchodzi. AI staje się niewidocznym asystentem: zbiera dane, analizuje i podsuwa pomysły, by ludzie mogli skupić się na kreatywności i decyzjach strategicznych.

Po trzecie:zostań „agentem bossem”. Tworzy się nowa generacja profesjonalistów, którzy wykorzystują AI w swojej pracy – analizują dane, tworzą streszczenia, przygotowują raporty – i skupiają się na tym, co naprawdę ważne: szybkie i wysokiej jakości decyzje.

Niekończący się dzień pracy to nie metafora – to rzeczywistość, którą wielu z nas zna aż za dobrze. Efekt? Chaos, zmęczenie i w końcu wypalenie. Sztuczna inteligencja daje jednak szansę, by coś z tym zrobić. I nie chodzi tylko o automatyzację nudnych zadań. Chodzi o coś większego – odzyskanie czasu, skupienie się na tym, co naprawdę ważne i ułożenie pracy na nowo.

Pytanie nie brzmi więc czy praca się zmieni, ale czy my będziemy gotowi zmienić siebie i swoje nawyki.