Nauka nie kłamie: rozproszenie w pracy tłamsi produktywność i zwiększa stres

W roku 2020 zespół kierowany przez Piotra Bialowolskiego z Harvard School of Public Health przeprowadził badania wśród polskich i amerykańskich pracowników. Ich celem było określenie, jak duży wpływ na wyniki firm ma utrata produktywności, wynikająca z rozproszenia uwagi. Naukowcy nie tylko zmierzyli ten efekt, ale jeszcze porównali go ze stratami wynikającymi z absencji pracowników. Okazało się, że ponad 90 procent utraty produktywności ma swoje źródło w rozpraszających uwagę przerwach w wykonywaniu pracy; i było to piętnastokrotnie więcej niż wyniósł koszt nieobecności wywołanych problemami ze zdrowiem.

Gdyby się nad tym zastanowić, to ma sens. No bo bądźmy szczerzy: kiedy ostatnio udało ci się jednym ciągiem wykonać całe zadanie? Tak bez przerwy. Bez maili. Bez zaglądania do mediów społecznościowych. Bez przerw spowodowanych przez inne osoby (Chyba każdy miał w życiu szefa, który dusił naszą produktywność pogadankami na temat tego, jak podwyższyć produktywność). Bez wybijających z rytmu nasiadówek w rodzaju „nie mamy nic konkretnego, więc się tym zajmijmy’. Bez awarii sprzętu. Bez czytania i odpowiadania na SMS-y i inne powiadamiacze typu: „Zobacz, jestem ważny, chyba, może nie, ale tego się nie dowiesz, jeżeli nie sprawdzisz”. Do tej listy dodaj dzieci, kota, i kuriera, gdy pracujesz z domu.

Zawsze, gdy coś takiego się zdarza, zaczyna się mentalna tragedia. Utracona koncentracja odchodzi jęcząc z powodu naszej niewierności. A w głowie rozlega się pisk hamulca, to gwałtownie zwalnia produktywność. Nasz flow –przepływ, zmienia się w odpływ. Wszystko przez to, że spuszczony ze smyczy mózg elastycznie przerzuca się na myślenie o czymś innym. Satysfakcja z wykonywania zadania spada. Przy czym nieważne, jak krótka jest przerwa. Dekonstrukcja już się wydarzyła.

W książce The Rise of Humans Dave Coplin sugeruje, że przeciętny człowiek całkowicie skupia się na swojej pracy nieprzerwanie przez 11 minut. Badacze z University of California dają nam nieco więcej, średnio 12 minut i 40 sekund. Jednocześnie dostarczają kilku innych danych:

Średni czas, którego potrzebujemy by powrócić do przerwanego zadania to 23 minuty.

Po tym, jak przerwaliśmy wykonywanie trudnego zadania, a potem do niego powróciliśmy potrzebujemy 15 minut by osiągnąć ten sam, wysoki, poziom koncentracji.

W open-space’ach przerywanych jest wykonywanie około 63% zadań. Ale zamknięcie się we własnym biurze nie chroni przed przerwami. Nawet tam, niemal połowa (49%) zadań, które wykonujemy jest przerywana. Dystraktory płyną światłowodem, uśmiechają się, plotkują, wabią dźwiękami powiadomień, wciskają się w każdą szczelinę zmysłów.

Skutki przerywania jakieś czynności zależą nie od długości przerwy, ale od wysiłku, jaki mózg musi włożyć w to, by po wykolejeniu wrócić na właściwe tory. Każde rozproszenie może prowadzić do zapominania informacji koniecznych do wykonania zadania a w konsekwencji:

· praca zajmuje więcej czasu a jednocześnie spada jej jakość. Przywracanie koncentracji nas wyczerpuje, a w konsekwencji rośnie liczba popełnianych błędów. Weźmy jako przykład badanie, którego uczestnicy mieli za zadanie odtwarzać sekwencję kroków. Jego autorzy, Erik Altman i współpracownicy, udowodnili, że trwające ledwie 4,4 sekundy zakłócenie skutkowało potrojeniem liczby popełnianych błędów. W końcu, wraz z rozproszeniem maleje ilość zapamiętywanych informacji. Robienie czegoś w trakcie uczenia się, sprawia, że zapamiętujemy mniej, a zapamiętane informacje częściej są niepoprawne.

Niektórzy z nas pewnie się przejmą tym, co podsuwają nam naukowcy; inni spojrzą z pozycji pracownika najemnego i całą tę historię ze spadkiem produktywności skwitują standardowym „to nie mój problem, niech pracodawca się martwi”. No cóż, to nie takie proste.  Pewnie, że możemy nie przejmować się produktywnością, wynikami i tytułem pracownika miesiąca, ale jeżeli w naszej pracy często doświadczamy rozproszenia, będzie to miało negatywne konsekwencje dla nas samych.

Badania wskazują, że gdy nasza uwaga często jest rozproszona istnieje duże ryzyko, że będziemy emocjonalnie wyczerpani, zwiększy się prawdopodobieństwo tego że dopadną nas dolegliwości psychosomatyczne (ból głowy, brak energii, zmęczenie czy bóle brzucha). A przy tym wiele z tego co złe, nie skończy się gdy wrócimy do domu, ale przeniesie się na kolejne dni. W efekcie częste, wymuszone przerwy silnie korelują się z niższą satysfakcją z pracy i z silnym przekonaniem o niskiej wydajności.

Choć przerwy często wiążą się z negatywnymi skutkami, niektóre badania wskazują, że mogą one być postrzegane jako pozytywne. Przykładowo chaty i SMSy w pracy grupowej wzmacniają komunikację i choć bywa, że przeszkadzają w pracy, efekt ten jest słaby. Podobnie jest w przypadku przerw wywołanych bezpośrednich kontaktem z drugą osobą. Tego typu przerywanie może prowadzić do tworzenia i utrzymywania pozytywnej atmosfery i często służy przekazaniu ważnych informacji. Oczywiście są pewne granice, jak choćby wtedy, gdy nasz współpracownik nawiedza nas by podzielić się z nami zawierającą dane osobowe opowieścią o przypadłościach podagrycznych ciotki Zenobii, po czym niezachęcany gładko przechodzi do prezentowania historii ziemniaka na terenach wschodniej Wielkopolski.

Rozproszenie uwagi jest źródłem męczącego bałaganu w naszej głowie. Piszę „bałagan”, tylko dlatego, że w tekście naukowym, nawet jeżeli to tylko blog, wolę nie używać słów w rodzaju „rozpierducha”. I choć są wśród nas tacy, którzy się w tym odnajdą, większość będzie czuła się przemęczona, zestresowana, rozczarowana. Mamy dowody na to, że reakcją na rozproszenie często jest pogarszający się nastrój, frustracja i irytacja. Skutkiem doświadczania rozproszeń okazuje się być ogólny brak energii, podążające za nami poczucie niespełnienia i rozczarowanie życiem. A zatem, jasne jest, że efekty zakłóceń sięgają znacznie dalej niż nasze biuro.

A przy tym to samo po prostu nie zniknie. Ponad 10 lat temu szacowano, że przeciętny pracownik umysłowy 85 raz w ciągu dnia pracy doświadcza rozproszenia uwagi. A to się ciągle zmienia i to wcale nie w kierunku zmniejszania tej liczby. Czasami nawet udaje nam się wcisnąć nieco pracy pomiędzy zakłócacze.

W całej tej dyskusji konieczne jest by zrozumieć, że nasza uwaga jest selektywna. Poświęcanie jej czemuś, co jest w naszym otoczeniu, oznacza przetwarzanie informacji z tym czymś powiązanych, a jednocześnie, ograniczenie przetwarzania innych bodźców. Nasza uwaga to typowe wąskie gardło. Nie tylko nie możemy robić dwóch wymagających naszej uwagi rzeczy na raz, ale też przełączanie wysysa z nas energię. Nie lubię metafor motoryzacyjnych, ale kiedy to pisałem to przyszło mi do głowy, że to tak jak byśmy, co chwila włączali i wyłączali nierozgrzany silnik. Istnieją badania, które sugerują, że każde przełączenie się między zadaniami to utrata 3.5% produktywności. Każde!

A zatem proszę nie dzwoń, nie pisz, nie przychodź do mnie, gdy pracuję, nawet gdy tylko udaję.

A przy okazji: ile razy sprawdziliście telefon, maila, jakąś stronę w necie, w czasie lektury tego tekstu?